Prozesse im Amt (PIA)

In einem Projekt für das Auswärtige Amt entwickelte die tarent GmbH unter der Bezeichnung PIA das zentrale Workflow Management System für alle deutschen Botschaften und Vertretungen im Ausland. Das Produkt sollte den formalen Ablauf von Geschäftsprozesse steuern und sie somit vereinfachen.

Die Lösung war ein System, das Plattform-übergreifend auf verschiedensten Betriebssystemen lauffähig sein sollte. Dieses System simuliert Web-basierend ein Intranet, in dem Prozesse wie Beschaffungen, Urlaubsregelungen und damit verbundene Abstimmungs- und Genehmigungsverfahren abgebildet sind. Vorhandene Altanwendungen wurden in das neue System integriert. Dies betraf so unterschiedliche Komponenten wie Archive, die Dokumentenablage oder die elektronische Personalverwaltung. Wichtig war, dass die Anwendung extrem robust und ausfallsicher ist. Darüber hinaus musste sie leicht zu installieren und zu warten sein.

Das Produkt ist so konzipiert, dass die IT-Abteilung des Kunden es selbstständig anpassen und weiterentwickeln kann. Zu diesem Zweck waren Mitarbeiter des Auswärtigen Amtes in die Konzeption und Entwicklung der Lösung einbezogen.