veraweb Veranstaltungsmanagement

Für das Auswärtige Amt entwickelte die tarent GmbH eine Software zur Organisation großer Veranstaltungen und Empfänge. Anforderung war, dieses Werkzeug in allen deutschen Auslandsbotschaften einsetzen zu können. Die Software sollte neben den organisatorischen auch die protokollarischen Erfordernisse berücksichtigen.

Die entwickelte Anwendung bietet den Nutzern hohe Flexibilität bei gleichzeitig einfacher Handhabbarkeit. Eine besondere Herausforderung war, die Schwierigkeiten eines weltweiten Einsatzes zu meistern. So lassen sich Einladungen in unterschiedlichsten Sprachen verfassen, organisieren und adressieren. Hierfür verfügt veraweb über eine vollständige Adressverwaltung. Über diese können Einladungslisten samt E-Mail-Verteilern komfortabel erstellt und die Verwaltung von Zu- und Absagen sowie das Management von „Nachrückern“ gesteuert werden. Die Software ermöglicht es auch, protokollarische Rangordnungen festzulegen.

Ein weiterer zentraler Auftrag war, ein hohes Maß an Sicherheit bei gleichzeitiger Transparenz der Vorgänge zu gewährleisten. Die hochvertraulichen Daten werden daher mittels modernster Verschlüsselungstechnik regelmäßig mit den zentralen Datenservern in Deutschland synchronisiert.

Das Auswärtige Amt und seine Vertretungen erhielten mit veraweb ein schlankes Werkzeug, das den besonderen Herausforderungen der Aufgabe gleichwohl voll gewachsen ist. Die Anwendung wurde in einer zweiten Projektphase um weitere vom Auftraggeber gewünschte Funktionen ergänzt.