Workflow-Management-System (WFMS)

Im Auftrag der Siemens Betriebskrankenkasse (SBK) entwickelte die tarent GmbH ein Workflow-Management-System. Das System sollte alle internen Prozesse abbilden und steuern. Dies würde die Effizienz der Unternehmensabläufe steigern und ein Monitoring erleichtern.

Die fertige Lösung setzte sich aus einer „Aufgabenverwaltung“ zusammen, an die eine Reihe weiterer Anwendungen angebunden sind. Die meisten dieser Anwendungen hat ebenfalls tarent entwickelt, es waren jedoch auch eine Reihe von Altapplikationen zu integrieren.

Das Workflow-Management-System steuert die Arbeitsprozesse von 900 Angestellten. Alle anfallenden Aufgaben fließen automatisiert an die Arbeitsplätze der zuständigen Mitarbeiter. Die so zugewiesenen Tätigkeiten starten selbsttätig die jeweils erforderlichen weiteren Applikation. Mithilfe dieser lassen sich die Aufgaben nun bearbeiten, auf Wiedervorlage legen, weiterleiten oder mit im System befindlichen Dokumenten verknüpfen.

Ein vertiefendes Beispiel ist der ebenfalls von der tarent GmbH entwickelte Mitarbeitermanager. Dieses Werkzeug steuert alle Personalvorgänge innerhalb der SBK. So ließen sich unter anderem alle für Mitarbeitereintritte und -austritte, Namensänderungen, Abstimmungs- und Eskalationsprozesse nötigen Arbeitsschritte automatisieren. Dadurch erhält bei Veränderungen unter anderem die DV-Abteilung automatisch Nachricht und kann alle nötigen technischen Einstellungen vornehmen oder die Rechner-Hardware bereitstellen.

Die Siemens-Betriebskrankenkasse besitzt mit dem vorliegenden System ein modernes Werkzeug zur Steuerung interner Vorgänge. Die klare Definition von Abläufen hat Prozesskosten eingespart und die Transparenz der Firmenprozesse erhöht.