Nach gut drei Wochen in der Corona-Situation haben viele Unternehmen versucht, Mitarbeiter angemessen für die Arbeit von Zuhause auszustatten. Es wurden Laptops gekauft und Videokonferenzen eingeführt. Das ist prima! Es wird von Digitalisierung in Unternehmen gesprochen, doch genauso viele Firmen stellen jetzt auch fest, dass es bei der Heimarbeit zu Problemen kommt. Wenn analoge Dinge wie Lieferscheine, Rechnungen und Unterschriften ins Spiel kommen, dann hilft die Videokonferenz gar nicht mehr weiter.

Warum Digitalisierung in Unternehmen mehr als Videokonferenzen ist

Die Informationen müssen von einem Medium (Papier) in ein anderes (IT-System) überführt werden, der Fachmann spricht dabei von Medienbrüchen. Es gibt noch viele solcher Punkte in Unternehmen. Das sind die Momente, in denen die Mitarbeiter dann eben doch in den Betrieb müssen, um die Lieferscheine und Rechnungen abzutippen. Gibt man einmal das sichere Homeoffice auf, dann verbringt man doch gleich den ganzen Tag im Büro. Dabei wäre die Digitalisierung dieser Schritte in vielen Fällen gar nicht so schwer. Ein Beispiel aus dem Handel: Wenn die Lieferscheine gescannt oder fotografiert werden, kann man sie automatisch auslesen und in das ERP System übertragen. Auch unabhängig von der aktuellen Corona-Krise ist es sinnvoll, diese Medienbrüche mithilfe von digitalen Lösungen zu reduzieren, um die Arbeit schneller zu erledigen.

Aktuelle Technologien sind der Schlüssel zur Digitalisierung

Zur Digitalisierung eignen sich besonders gut neue Technologien wie zum Beispiel künstliche Intelligenz und Bildverarbeitung. Sie ermöglichen es auf zuverlässige Weise, solche manuellen Schritte digital zu erledigen. Wer kennt nicht die Werbung, in der der Mann von Welt im Taxi seine Bankgeschäfte erledigt. Dabei haben Banken nun nicht den Ruf, die Schnellsten und Innovativsten zu sein – deswegen sollten digitale Prozesse auch in anderen Unternehmen und Branchen verfügbar sein. Die Technologie jedenfalls ist reif genug für den professionellen Einsatz. Unternehmen brauchen bei der Digitalisierung also keine experimentelle Technologie anzuwenden.

Unternehmen können von existierender Technologie profitieren

Dennoch werden die existierenden Technologien zur Digitalisierung von vielen Unternehmen nicht verwendet. Das muss man sich einmal vergegenwärtigen. Innovative Unternehmen wie Amazon oder Google nutzen moderne Technologien sofort, wenn sie eine Chance auf Effizienzverbesserungen haben. Dadurch haben sie sich ihre Marktmacht erarbeitet und auch erhalten. Aber vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland ging es offensichtlich gut genug, dass sie solche kurzfristigen Optimierungen und ROIs ungenutzt ließen. Ich denke dann immer an diejenigen, die sagen, Amazon ist uneinholbar. Das stimmt nicht. Nur, je länger gezögert wird, desto größer wird der Rückstand. In einigen Fällen lassen sich über künstliche Intelligenz automatisch Angebote erstellen, indem über Fotos von Produkten automatisch die notwendigen Produkttests ermittelt werden. In anderen Fällen kann man das Suchen von potenziellen Kunden durch eine automatische Websuche automatisieren. Bei diesen Beispielen werden kleine Prozessschritte digitalisiert und so die Effizienz angehoben. Das ist Innovation.

Integration in Bestandssysteme ist kritischer Faktor

Natürlich ist nicht alles Gold was glänzt. Nur weil es möglich ist, mit modernen Technologien wie Bildverarbeitung und Künstlicher Intelligenz Medienbrüche und andere Probleme zu lösen, heißt das noch lange nicht, dass sich die Technologien gut in bestehende IT Systeme integrieren lassen. Letztendlich müssen die Daten in Bestandssysteme wie SAP und Co. Wenn der Hersteller solche Funktionen nicht anbietet, müssen sie hinzugefügt werden. Wichtig für den Erfolg sind offene Systeme und Plattformen, in die sich die Prozessautomatisierung nahtlos einfügen kann. Ist das nicht der Fall, dann ist Kreativität gefragt. Auch hier existieren viele Lösungen, nur die wenigsten kennen diese.

Digitalisierung in Unternehmen muss nicht teuer sein

Alles in allem ist das Vorgehen zur Digitalisierung von Prozessen also ein Quick-Win. Wie Professor Lichtenthaler, Experte für Digitale Transformation, schreibt: “In vielen Situationen kann dieses Vorgehen recht einfach umgesetzt werden, da sich die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse nicht ändern. Daher ist dieses Vorgehen tatsächlich ein guter Anfang für die Nutzung von KI” (Integrierte Intelligenz, Campus Verlag). Ein Anfang. Eine Verbesserung der Prozesse wäre vielleicht noch besser. Aber das bedeutet auch Veränderung. Gerade jetzt in der Krise ist es wichtig, sich anzupassen und wandlungsfähig zu sein. Daher sollte man solche Chancen nutzen, um gestärkt aus der Krise hervorzugehen. Sobald die Wirtschaft wieder anfährt, haben Unternehmen Wettbewerbsvorteile oder laufen wenigstens der Konkurrenz nicht hinterher. Aber solche Anpassungen erfordern das Ausprobieren von alternativen Methoden. Dabei geht schon mal etwas schief, bis man einen geeigneten Weg gefunden hat – und das kostet Geld und Zeit. In der Krise kann sich das nicht jeder leisten, daher reicht für den Anfang das Pflücken der sogenannten “low hanging fruits”.

Mit Pragmatismus zu kurzfristiger Effizienzsteigerung

Die Schritte zur Umsetzung der Digitalisierung in Unternehmen sind:

1. Die Prozesse identifizieren, bei denen die Digitalisierung und Automatisierung von Vorteil ist, z.B. bei den erwähnten Medienbrüchen.
2. Die richtigen Technologien zur Digitalisierung und Automatisierung auswählen. Hierbei ist Erfahrung und ein guter Überblick hilfreich.
3. Die Integration in die Bestands-IT durchführen. Auch hier sind die Erfahrungen aus der Praxis sehr hilfreich und für einen kurzen ROI unabdingbar.

Wir haben bei unseren Projekten gelernt, dass eine pragmatische Vorgehensweise zu den besten Ergebnissen führt. Aus unserer Erfahrung ist gerade diese kurzfristige Effizienzsteigerung überzeugend und motiviert Unternehmen, mehr in neue Technologien zu investieren.