Wenn ein Pilot während eines Flugs einen Notfall feststellt, zum Beispiel ein Motorschaden, greift der Co-Pilot sofort zu einem Buch mit Notfall-Checklisten. In diesem Buch sind genaue Prozeduren definiert, die von der Besatzung im Falle des Falles durchgeführt werden sollen. Der Hintergrund ist klar: Im Notfall unter Stress und Zeitdruck können Menschen nicht alle Optionen bedenken und die beste Lösung für ein Problem wählen. Notfall-Checklisten ermöglichen es im Voraus und unter besseren Bedingungen, Probleme zu durchdenken und die richtige Entscheidung zu treffen.

Die Corona Krise sorgt leider immer wieder für kleinere und größere Notfälle in Projekten aller Art. Eine unverhoffte Corona Infektion, eine Gesetzesänderung oder ein positiver Pooltest im Kindergarten und schon hat man ein Problem: Schlüsselpersonen fallen aus, Ziele können nicht mehr eingehalten werden und Pläne müssen neu gedacht werden. In diesem Blogpost möchte ich euch zeigen, wie ihr als Projektorganisierende und agile Teammitglieder Notfall-Checklisten für eure Projekte erstellt, um euch wie die Besatzung eines Flugzeugs auf diese und andere unverhoffte Krisen vorbereitet.

Mehr als nur die Standardoptionen nutzen

Nach ein bisschen Experimentieren habe ich festgestellt, dass der Raum der möglichen Notfälle, die eintreten können, ziemlich groß ist. Erschwerend kommt hinzu, dass Krisen gerne gleichzeitig auftreten und der Versuch, der daraus entstehenden kombinatorischen Explosion Herr zu werden, relativ hoffnungslos ist. Auf der anderen Seite ist der Raum der möglichen Handlungsoptionen in den meisten Projekten relativ klein. Verschieben, neu priorisieren, Unterstützung anfordern, Teammitgliedern die Arbeit erleichtern, neu mit dem Kunden oder Zulieferern verhandeln und vielleicht ein paar kreative Lösungen: das sind meistens schon alle Möglichkeiten, die Projektorganisierende haben, um eine Krise zu meistern.

Aus dieser Erkenntnis habe ich folgendes Vorgehen synthetisiert, um in meinen Teams effektiv Notfallpläne zu erstellen und die wichtigen Entscheidungen vorzubereiten, statt im Falle des Falles im Regen zu stehen. Das Ganze kann zum Beispiel als Retrospektive oder Teammeeting stattfinden. Dabei ist es hilfreich, ein breites Spektrum an Stimmen dabei zu haben, denn nur durch eine facettenreiches Betrachten eines Problems können alle Möglichkeiten auf den Tisch gebracht werden. Dabei ist die goldene Regel des Brainstormings zu beachten: Ideen erst sammeln und im zweiten Schritt über ihre Sinnhaftigkeit diskutieren. Wer eine vermeintlich schlechte Idee zu früh aus der Betrachtung zieht, nimmt sich die Möglichkeit, bessere Ideen aus ihr zu generieren.

Das Vorgehen in 4 Schritten

Schritt 1: Brainstorming

Was ist das Spektrum an Maßnahmen, die man in Notfällen vornehmen kann? Welche Möglichkeiten haben Projektmitglieder oder Projektorganisierende, um im Krisenfall gegenzusteuern? Was sind die Grenzen, die außergewöhnlichen oder extremen Maßnahmen, die ich eigentlich nie verwenden möchte?
Hierbei geht es vor allem darum, ohne Wertung die Menge aller Handlungsoptionen auf den Tisch zu kriegen. Zum Verständnis ist es wichtig, den Notfall nicht vorwegzunehmen, sondern zuerst die Handlungsoptionen zu sammeln, eine Zuordnung zum Notfall passiert im dritten Schritt.

Schritt 2: Clustern und sortieren

In den Teams, mit denen ich das Verfahren angewandt habe, gab es immer Cluster an Handlungsoptionen, die entweder faktisch gleich oder Ausbaustufen derselben Option sind. Beispiel für eine Option in Ausbaustufen wäre “Reduzieren des Release-Umfangs”, “Verschieben des Release”, “Absagen des Release”, “Einstellen des Projekts”. Für die weitere Diskussion ist es sinnvoll, diese Cluster zu finden und gemeinsam zu sortieren. An dieser Stelle kann man auch absurde oder illegale Handlungsoptionen rausfiltern.

Schritt 3: Notwendige Bedingungen für Handlungsoptionen definieren

Nachdem der Raum der Handlungsoptionen klar definiert wurde, ist es an der Zeit, die notwendigen Bedingungen zu definieren, bei deren Eintreten eine bestimmte Option oder die Stufe von mehrstufigen Optionen gezogen werden muss. Das Ganze kann in einer freien Diskussion an einem Board passieren. Wichtig ist aber, dass die notwendigen Bedingungen klar definiert und messbar sind. Beispielhaft möchte ich das mal für den Fall “Ausfall durch Corona” zeigen:

Stufe 1: “Reduzieren des Release-Umfangs”
Notwendige Bedingung: Ausfall von mindestens einer Schlüsselperson für mindestens eine Woche.

Stufe 2: “Verschieben des Release”
Notwendige Bedingung: Ausfall von mehr als einer Schlüsselperson für mehr als zwei Wochen.

Stufe 3: “Absagen des Release”
Notwendige Bedingung: Ausfall aller Schlüsselpersonen für jeweils mehr als zwei Wochen zur selben Zeit.

Stufe 4: “Einstellen des Projekts”
Notwendige Bedingung: Permanenter Ausfall oder Tod einer oder mehrerer Schlüsselpersonen.

Dabei kann eine Handlungsoption durchaus durch verschiedene notwendige Bedingungen ausgelöst werden. Beispielsweise kann die Stufe 3 durch den Ausfall aller Schlüsselpersonen oder durch den kompletten Ausfall eines Zulieferers ausgelöst werden. Das Ergebnis dieser Diskussionen, sofern sie sauber dokumentiert werden, ist eine Menge an Notfall-Checklisten mit klaren Auslösern und klaren Handlungsanweisungen, die ein Team selbst beim Ausfall von Projektorganisierenden eigenständig durchführen kann.

Schritt 4: Präventive Maßnahmen beschließen

Es ist klar, das man nie für alle Krisen planen und alle Eventualitäten bedenken kann. Aber für die in Schritt eins bis drei identifizierten Krisen und Handlungsoptionen kann man planen. Daher ist es sinnvoll, zum Abschluss und unter Zuhilfenahme der erstellten Notfall-Checklisten über präventive Maßnahmen nachzudenken.

Welche Schritte können wir als Team heute einleiten, um das Eintrittsrisiko der identifizierten Maßnahmen zu reduzieren? Können wir Änderungen an unserem Vorgehen vornehmen, um im Notfall eine weniger drastische Maßnahme anwenden zu können? Können wir alternative Wege vorbereiten, um im Zweifelsfall länger handlungsfähig zu bleiben?

Natürlich ist man dadurch nicht gegen jede Krise gewappnet, aber es hilft Projektorganisierenden und agilen Teams, die Projektrisiken schnell und konkret zu identifizieren und im Falle des Falles die beste Handlungsoption zu wählen.