Teil 1: Wie wir kleine und große Online-Meetings organisieren

“Es sind turbulente Zeiten! Eine Situation, die bestenfalls aus Blockbustern bekannt ist.” Das schrieb unsere Geschäftsführung vor kurzem an unsere Kunden. COVID-19 ist in der letzten Woche in unseren Berufsalltag hinein geplatzt und nun ist nichts mehr wie zuvor. Da sitzen wir tarentler jetzt also im t-space (so heißt bei uns seit jeher das Homeoffice) und entwickeln unsere Software und beraten unsere Kunden von zu Hause aus.

Auch wir mussten uns in der Corona-Phase erst einmal neu orientieren und organisieren. In dieser Blog-Serie “Remote-Arbeit in der tarent” möchten wir unsere Erfahrungen und hilfreiche Praktiken mit Euch teilen (hier geht’s zum 2. Teil und 3. Teil). Wir hoffen, dass sie Euch dabei helfen, Euch in Euren Unternehmen in der neuen Homeoffice-Situation zurecht zu finden. Bestimmt findet Ihr mit der Zeit Eure eigenen Praktiken und Prinzipien, die für Euch funktionieren und Euch die Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit meistern lassen. Wir freuen uns deshalb immer über Kommentare und Fragen sowie Eure eigenen kreativen Ideen – lasst uns in den Austausch gehen!

Arbeiten im t-Space mit den Scrum-Werten – Wie läuft das bei uns?

In der tarent konnten die allermeisten tarentler*innen schon immer in Rücksprache mit ihrem Team flexibel im t-space arbeiten. Das durfte man tun so lange und so oft man wollte, sofern man eine klare Vereinbarung mit seinem Umfeld getroffen, die Zusammenarbeit mit dem Kunden nicht beeinträchtigt und die Scrum-Werte beachtet hat: Offenheit, Commitment, Fokus, Respekt und Mut.

Diese Werte bilden für uns nach wie vor die Basis jeder digitalen Zusammenarbeit im Team und bedeuten für uns, dass man immer offen ans Team kommuniziert, wann man im t-space ist, woran man gerade arbeitet, und seine Ergebnisse mit den anderen teilt. Das 15-minütige Daily-Scrum per Videokonferenz (mit Kamera!) hilft uns sehr dabei. Ebenso wichtig: Wir sorgen auch im t-space dafür, dass wir fokussiert arbeiten und unsere Themen priorisieren. Wir teilen unsere Ergebnisse mit anderen über Tools wie Jira und Confluence. Und zu den Werten Respekt und Mut gehört für uns letztlich auch, dass wir unserem Umfeld mitteilen, wenn wir etwas nicht schaffen, auf etwas warten oder Hilfe brauchen. Gerade in Remote-Arbeitsphasen ist der letzte Punkt nicht zu unterschätzen. Es ist wichtig, dass wir auch remote einen geschützten Raum für unsere Teams schaffen, in dem man offen miteinander sprechen kann. Mit dieser Wertebasis gelingt es uns meist auch remote, Vertrauen in Teams zu fördern und gemeinsam bestmögliche Arbeitsergebnisse zu erzielen. Gerade der tägliche Austausch per Chat und Videokonferenz hilft uns dabei enorm.

Wichtiger Tipp: Im Team und in 1:1-Gesprächen immer die Kamera einschalten! Wenn man die Gesichter und Reaktionen der anderen sieht, interpretiert man das Gesagte gleich viel klarer und fühlt sich den anderen näher. Das ist wichtig für das Vertrauen im Team.

Viel Remote-Erfahrung – und trotzdem ist die Situation neu

Wir waren also in unseren Teams gut darauf eingestellt, remote zusammenzuarbeiten. Unsere Scrum Master kümmern sich ohnehin darum, dass alle Teams gut arbeiten können, und gemeinsame digitale Boards für die selbstorganisierte Verteilung der Aufgaben gab es auch schon vorher. Allen Kolleg*innen stehen bei uns mobile Arbeitsplätze und digitale Kommunikationsmittel wie Wiki, Blog, Chat, Mail und Telefon zur Verfügung. Und die tarentler*innen konnten sogar ihr Equipment wie ihren Monitor oder Schreibtischstuhl aus dem Büro ausleihen und mit nach Hause nehmen.

Obwohl wir also gut organisiert waren, mussten wir uns trotzdem in einigen Bereichen neu ausrichten. Wie sieht das bei uns aus?

Wie sich die Geschäftsführung organisiert und wie wir große Meetings moderieren

Auch remote muss die Unternehmensführung reibungslos weiter laufen. So ein wichtiges Thema kann man nicht auf später verschieben. Wie machen wir das, wenn wir alle zu Hause sind?

Bei uns heißt die Geschäftsführungsrunde “Extended Board”. Sie besteht aus ca. 20 Personen: unseren vier Geschäftsführern und dem mittleren Management. Wir treffen uns zweimal pro Woche morgens für eine Stunde in einer Videokonferenz, um wichtige unternehmensrelevante Themen zu besprechen und zu entscheiden.

Bestimmt denkt Ihr nun “Puh, 20 Leute, das sind aber viele! Wie soll denn das gehen?!”. Das geht, und zwar mit ein wenig Disziplin.

Unsere goldenen Regeln für große Online-Meetings

1. Bei großen Meetings: Kamera aus, Mikro aus. Mikro nur anschalten, wenn Du sprichst. (Im kleinen Team dagegen: Kamera an!)

2. Wir machen eine strikte Moderation. Das heißt: Sprich bitte nur, wenn Du vom Moderator dazu aufgefordert wirst.

3. Wortmeldungen erfolgen bei uns im Google-Meet-Chat. Es reicht, im Chat ein „m“ (Meldung) zu posten. Der Moderator sieht die Reihenfolge der Wortmeldungen im Chat und ruft die Personen der Reihe nach auf.

4. Möchtest Du direkt auf die aktuelle Wortmeldung antworten, schreibe ein „d“ (direkt) in den Chat als Signal an den Moderator, Dich vorzuziehen. Fasse Dich dann bitte besonders kurz.

5. Wenn Du akut etwas am Meeting-Vorgehen (z.B. diesen Regeln) ändern möchtest, schreibe „!!!“ und warte bis der Moderator Dich aufruft.

6. Zustimmung zu einem aktuellen Redebeitrag kannst Du im Chat mit „+1 @Name“ ausdrücken. Schreibe bitte den Namen der Person hin, auf die Du Dich beziehst.

7. Wenn alles so klappt, wird Dich niemand in Deinem Redefluss unterbrechen. Daher: Fasse Dich kurz und finde selbst ein Ende.

Hier gibt’s unsere 10 goldenen Regeln für Online-Meetings auch als Download

Und so funktionieren die Regeln in der Realität

Damit die Regeln auch in die Tat umgesetzt werden können, sind für uns noch einige Rahmenbedingungen wichtig:

Wir moderieren IMMER zu zweit. Eine moderierende Person hat den Chat im Blick und verteilt das Rederecht. Die zweite blendet ihren Bildschirm ein, dokumentiert mit und hält Entscheidungen für alle sichtbar auf einer Wiki-Seite fest.

Wir nutzen in unseren Meetings an digitalen Tools Google Hangouts. Zudem haben wir ein gemeinsames Jira-Board und eine Confluence-Seite. Im Jira-Board sind bereits vor dem Meeting alle zu besprechenden Themen eingestellt. Längere Themen dokumentieren wir in unserem Confluence-Wiki. Wir setzen voraus, dass sich alle teilnehmenden Personen vorbereiten und die zu besprechenden Themen gelesen haben. Jede/r aus der Runde kann bis zum End of Business des Vortages Themen einstellen.

Das ist im Großen und Ganzen vielleicht alles nicht so angenehm und auch viel regulierter als wir das in der tarent mögen. Aufgrund der hohen Teilnehmerzahl im Remote-Meeting glauben wir aber, dass diese Regeln notwendig sind. Wir haben damit bisher sehr gute Erfahrungen gemacht und sind sogar effizienter als in unseren früheren Onsite-Meetings!

Wie sind Eure Erfahrungen? Tauscht Euch mit uns aus!

Wie führt Ihr Eure Meetings jetzt während der Corona-Zeit durch? Wir freuen uns, wenn Ihr Eure Erfahrungen mit uns austauscht. Nutzt hierzu gerne unsere sozialen Kanäle Twitter, Facebook, Instagram, Xing und LinkedIn. Wenn Ihr die tarent als Arbeitgeber spannend findet, schaut gerne in unsere aktuellen Stellenangebote oder schreibt uns ganz unkompliziert an jobs@tarent.de. Für alle weiteren Anfragen könnt Ihr natürlich auch gern das Kontaktformular auf unserer Website nutzen.

Willst Du mehr lesen?
Hier gibt’s weitere Teile unserer Blog-Serie

2. Teil: Wie wir in der tarent Neuigkeiten austauschen, wenn alle von zu Hause arbeiten
3. Teil: IT-Systeme, Tools und Tipps
4. Teil: Workshops und Retrospektiven durchführen