Teil 2: Wie wir in der tarent Neuigkeiten austauschen, wenn alle von zu Hause arbeiten

Im 1. Teil unserer Serie “Remote-Arbeit in der tarent – Unsere Best Practices in der Corona-Krise” haben wir Euch praktische Tipps für große und kleine Remote-Meetings gegeben. Heute möchten wir Euch erzählen, wie wir unsere Kommunikation innerhalb der gesamten tarent in der Corona-Zeit handhaben (zum 3. Teil geht’s hier).

Neue Kanäle in Zeiten von COVID-19

In der aktuellen Corona-Phase ist es für uns essentiell, den Kommunikationsfluss in der tarent sicherzustellen, auch wenn wir alle im t-space sind (so nennen wir unser Homeoffice). Es ist besonders wichtig, dass wir in unserer Geschäftsführungsrunde, die bei uns Extended Board heißt, für alle permanent transparent machen, woran wir gerade arbeiten und welche Entscheidungen wir in der aktuellen Phase getroffen haben. Das schützt vor Unsicherheit und alle Kolleg*innen wissen auch zu Hause, was gerade in unserer Firma los ist. Gerade wenn man sich nicht mehr jeden Tag sieht und Dinge im persönlichen Gespräch an der Kaffeemaschine klären kann, können bei Mitarbeiter*innen Sorgen oder Bedenken entstehen. Diese Sorgen bleiben unsichtbar, wenn man sich nicht regelmäßig austauscht, und das möchten wir in der tarent verhindern.

Maßnahmen, die wir dafür ins Leben gerufen haben

Quartals-townhall jetzt wöchentlich remote

Normalerweise führen wir einmal im Quartal ein sog. “tarent-townhall” durch, zu dem alle Mitarbeiter*innen eingeladen sind und bei dem sie alle unternehmensrelevanten Inhalte aus allen Geschäftsbereichen erfahren. Hier wird auch die aktuelle wirtschaftliche Lage der tarent vorgestellt.

Wir haben nun mit dem Corona-Ausbruch auf ein wöchentliches “Remote-townhall-Lunch” jeden Freitag um 12 Uhr umgestellt. Hier informieren wir in einer Videokonferenz beim gemeinsamen Mittagessen alle tarentler*innen über aktuelle Entscheidungen und Themen – auch zu Corona – und alle können Fragen stellen. Das townhall-Lunch findet per Google Hangout statt. Alle besprochenen Themen dokumentieren wir in unserem Wiki. Das Lunch wird moderiert und es gilt die Meeting-Etikette für große Meetings.

Bei unserer Premiere am 20. März waren zeitgleich mehr als 100 tarentler*innen über Google Meet beim Termin dabei. Obwohl ein Online-Meeting in der Größe für alle ungewohnt und neu war, hat sowohl in der Diskussion als auch von Seiten der Technik alles super geklappt. Wir freuen uns über den Erfolg und noch mehr über das positive Feedback von vielen Kolleginnen und Kollegen.

Termine aufzeichnen und zum Downlaod bereitstellen

Wie verhalte ich mich, wenn ich zum Zeitpunkt eines Meetings nicht anwesend sein kann? Sei es wegen eines Terminkonflikts, weil die Kinder gerade meine Aufmerksamkeit brauchen oder weil genau in dem Moment meine Technik streikt. Um relevante Informationen und Termine auch im Nachhinein für alle verfügbar zu machen, zeichnen wir diese nach Absprache mit allen aktiven Beteiligten in Bild und Ton auf stellen sie als Video bereit. Viele Kolleginnen und Kollegen nutzen diese Möglichkeit, und organisatorisch ist es nur ein kleiner zeitlicher Mehraufwand, die Aufnahme zu programmieren und im Nachgang für alle zugänglich zu machen.

Lockeres Freitagsfrühstück remote

Vor dem Lunch gibt es übrigens morgens das Remote-Freitagsfrühstück um 8:30 Uhr: ganz ohne Agenda, einfach zum Quatschen, sich (per Video) sehen und gemeinsam Essen. Diesen netten Einstieg zum Wochenende, den wir seit vielen Jahren pflegen, kann man doch remote genauso wie persönlich durchführen – nur eben jeder im Homeoffice.

Aktuelle Meldungen schnell via Chat vermitteln

Manchmal gibt es dringende Themen, die schnell an alle kommuniziert werden müssen, oder man muss zu einem Thema regelmäßig alle auf dem neuesten Stand halten. Dafür haben wir in unserem Chatclient (wir nutzen Rocketchat) einen eigenen Kanal angelegt. In diesen Kanal haben wir alle tarentler*innen eingeladen und informieren regelmäßig zu aktuellen Themen und Beschlüssen. Auch im Chat können alle jederzeit ihre Fragen und Anliegen loswerden. Gerade jetzt kommen zu Corona jeden Tag neue politische Entscheidungen aus der Landes- und Bundespolitik auf uns alle zu. Hier müssen und wollen wir als Firma schnell sein und unsere Kolleg*innen zeitnah informieren, wie wir mit den sich regelmäßig ändernden Bedingungen umgehen.

Alles unbedingt Wissenswerte im internen Blog

Wir haben außerdem in der tarent einen internen Blog, auch hier kommunizieren wir alle wichtigen Entscheidungen und Neuigkeiten regelmäßig in die gesamte Firma.

Corona-Kommunikationteams sichert Informationsfluss

Damit all diese Maßnahmen gut umgesetzt und die Beiträge schnell veröffentlicht werden, haben wir ein sechsköpfiges Kommunikationsteam neu gegründet, das sich um die vielen Blog- und Chatbeiträge kümmert und auch das townhall-Lunch moderiert. Im Team lassen sich die vielen Maßnahmen effizienter und schneller umsetzen. Das Kommunikationsteam stimmt sich in einem eigenen Chatkanal ab.

Mit diesen Maßnahmen sind wir erst einmal in die aktuelle Corona-Phase gestartet und holen nun das Feedback unserer Mitarbeiter*innen ein, um dann im agilen Modus unsere Kommunikation anzupassen und zu verbessern. Wir lernen jeden Tag dazu und das ist ja auch gut so.

In den nächsten Beiträgen kommen wir auf andere Facetten von Remote-Arbeit zu sprechen: Welche digitalen Tools helfen uns im Arbeitsalltag? Wie funktioniert eigentlich agile Führung, wenn man sich nicht treffen kann und alle zu Hause sind? Und wie führen wir in der tarent interaktive Formate wie Workshops und Retrospektiven remote durch?

Wie sind Eure Erfahrungen? Tauscht Euch mit uns aus!

Wie kommuniziert Ihr jetzt in der Krise? Wir freuen uns, wenn Ihr Eure Erfahrungen mit uns austauscht. Nutzt hierzu gerne unsere sozialen Kanäle Twitter, Facebook, Instagram, Xing und LinkedIn. Wenn Ihr die tarent als Arbeitgeber spannend findet, schaut gerne in unsere aktuellen Stellenangebote oder schreibt uns ganz unkompliziert an jobs@tarent.de. Für alle weiteren Anfragen könnt Ihr natürlich auch gern das Kontaktformular auf unserer Website nutzen.

Willst Du mehr lesen?
Hier gibt’s weitere Teile unserer Blog-Serie

1. Teil: Wie wir kleine und große Online-Meetings organisieren
3. Teil: IT-Systeme, Tools und Tipps
4. Teil: Workshops und Retrospektiven durchführen