Teil 3: IT-Systeme, Tools und Tipps

Im 1. Teil und 2. Teil unserer Serie “Remote-Arbeit in der tarent – Unsere Best Practices in der Corona-Krise” haben wir viel über das Thema Kommunikation gesprochen und unsere Erkenntnisse und Maßnahmen mit Euch geteilt.

Im dritten Teil möchten wir auf die vielen digitalen Tools und Helferlein zu sprechen kommen, die wir in der tarent im Alltag nutzen und die wir nicht mehr missen möchten.

Mit oder ohne Corona: Wir brauchen die richtige IT-Infrastruktur für verteilte Teams

Wir haben drei tarent-Standorte in Bonn, Berlin und Köln, außerdem haben wir eine Tochterfirma in Bukarest. Das bedeutet, es war für uns als Firma auch schon vor der aktuellen Krise notwendig, die passende IT-Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, damit wir standortübergreifend effektiv zusammenarbeiten können. Kollaboratives Arbeiten in Echtzeit war für uns also vor Corona ein zentrales Thema und das wird es auch bleiben. In Zeiten von COVID-19 sind unsere IT-Systeme und digitalen Tools für uns aber nochmal wichtiger geworden und erst jetzt fällt uns richtig auf, in wie vielen Bereichen wir mit unseren Teams vorher schon digital zusammengearbeitet haben.

Unser IT-Setup: Digitale Tools, ohne die wir in der tarent nicht leben können

Für die Zusammenarbeit in unseren Scrum-Teams, aber auch in crossfunktionalen Teams wie zum Beispiel im Consulting oder in der Academy sind wir seit jeher auf eine digitale Infrastruktur angewiesen. Es gibt deshalb in der tarent ein Basis-Setup, auf das wir nicht mehr verzichten können:

• Ein Tool für Webkonferenzen: Wir verwenden in der tarent Google Meet. Alternativen sind beispielsweise Microsoft Teams, Zoom, GoToMeeting oder Jitsi. Wie wir bereits letzte Woche berichtet haben, funktionieren unsere Webkonferenzen auch mit mehr als 100 Personen, Google hat in der Business-Variante die Grenze auf 250 Teilnehmer festgelegt. Jitsi ist kostenlos, und auch Zoom bietet in der Basisvariante kostenfreie Webkonferenzen für bis zu 40 Minuten.
• Eine gemeinsame Datenablage und digitale Tools für kollaboratives Arbeiten in Dokumenten, Tabellen und Präsentationen: Wir nutzen in der tarent die Google Suite für Unternehmen. Auch hier gibt es Alternativen, z.B. Office 365 oder Nextcloud. Die Google Suite kostet aktuell ca. 5 Euro pro Monat und Nutzer.
• Außerdem brauchen wir Systeme zur Visualisierung der Prozesse, Aufgaben und Arbeitsergebnisse. Bei uns sind hier die Atlassian-Tools Jira und Confluence im Einsatz, die wir in unseren agilen Teams nicht missen möchten. Alle unsere Kanban- und Scrum-Boards sind hier hinterlegt. Gerade für Boards und Projektmanagement gibt es aber noch andere, zum Teil kostenlose, Tools wie z.B. Asana, Trello (auch von Atlassian), Basecamp und viele mehr.
  Atlassian hat erfreulicherweise entschieden, im Zuge der Corona-Krise Jira, Trello und Confluence für kleine Teams von bis zu 10 Personen kostenlos anzubieten! Also nichts wie los, wenn Ihr mit einem kleinen Team sofort starten möchtet!
• Zu guter Letzt nutzen wir auch noch ein Chatprogramm, damit wir auch spontan im Arbeitsalltag schnell mal eine Frage loswerden, ähnlich schnell eine Antwort bekommen oder spannende Tipps und Links in passenden Chatgruppen teilen können. So sparen wir uns viel umständlichen E-Mail-Verkehr und können anders als bei Telefonaten auch schnell mit mehreren Kolleg*innen bzw. ganzen Teams oder Gruppen kommunizieren. Wir nutzen Rocketchat, auch hier gibt es aber viele weitere Anbieter. Slack erfreut sich z.B. großer Beliebtheit.

Wir haben uns übrigens in der tarent mit der Google Suite bewusst für eine Cloud-Lösung entschieden, weil so die Kollaboration und Erreichbarkeit besonders nutzerfreundlich sichergestellt sind. Unsere Personal- und Finanzdaten schützen wir aber gesondert.

Die vier genannten Komponenten sind für uns der Grundstein, um Arbeiten in verteilten Teams überhaupt möglich zu machen. Diese bereits bestehende Infrastruktur hat uns im Zuge des Corona-Ausbruchs bei der Umstellung auf die Arbeit von zu Hause aus sehr geholfen. In den meisten Teams konnte die Arbeit also reibungslos weiterlaufen wie bisher, was in einer ohnehin belastenden Phase sehr komfortabel war. So konnten wir uns auf wichtige Kommunikationsmaßnahmen konzentrieren.

Infrastruktur allein reicht nicht: Die Ausstattung zu Hause ist ebenso wichtig

• Was wir außerdem an Ausstattung wärmstens empfehlen:
• Ein Headset mit Mikrofon
• Eine Webcam mit hoher Auflösung

Einen auf digitale Zusammenarbeit ausgerichteten Heimarbeitsplatz, möglichst mit zusätzlichem Monitor und rückenfreundlichem Stuhl in einem separaten Zimmer. Hier hat uns geholfen, dass wir unsere Mitarbeiter*innen früh darauf aufmerksam gemacht haben, dass sie für die Corona-Zeit ihr Equipment aus der tarent ausleihen und mit nach Hause nehmen können.

Eine Zeit lang kann man vielleicht am Esstisch oder auf dem Sofa arbeiten, aber über Wochen und Monate ist dies erfahrungsgemäß eher nicht zu empfehlen. Auf lange Sicht hilft es sehr, einen Schreibtisch in einer ruhigen Ecke zu haben, an dem man ungestört arbeiten und Videokonferenzen durchführen kann. Außerdem fühlt es sich oft gut an, wenn man zum Feierabend den Schreibtisch verlassen und somit Abstand zu den Arbeitsaufgaben herstellen kann. Auch im Homeoffice ist eine gesunde Work-Life-Balance wichtig, Feierabend ist Feierabend!

Tipps und Tricks für kollaboratives Arbeiten in den neuen IT-Systemen

Wenn man sich im Team oder Unternehmen entschieden hat, welche Tools man gemeinsam für kollaboratives Arbeiten im Homeoffice nutzen möchte, macht es Sinn, ein paar Tipps und Tricks zu beachten:

• Digitale Tools wie die oben beschriebenen können dazu verleiten, dass man den ganzen Tag in Videokonferenzen, mit Mails oder in Chats verbringt. Deshalb ein Tipp aus eigener Erfahrung: Achte darauf, dass Du Dir Zeiten für fokussiertes Arbeiten blockst und schalte den Chat auch mal stumm. Kommuniziere an Dein Umfeld, wenn Du konzentriert an etwas arbeiten möchtest.
• Wenn Ihr neue Tools einführt, überlegt Euch gemeinsam im Team, wie Ihr sie nutzen möchtet. Wie ist Euer Arbeitsprozess, und wie soll beispielsweise Euer gemeinsames Jira-Board gestaltet sein? Wer kümmert sich um die Einrichtung des Tools? Und können bereits alle im Team mit dem Tool umgehen, oder braucht Ihr ein gemeinsames (Online-)Training? Tools sind Hilfsmittel, die Euch im Team helfen und Euch nicht behindern sollen. Setzt Euch bewusst mit der Frage auseinander, welche Infrastruktur Euch wirklich hilft: Was fehlt Euch, was möchtet Ihr ausprobieren? Was läuft gut, was nicht? Wie könnt Ihr Eure Tools entsprechend anpassen?
• Nehmt Euch bewusst Zeit für die Abstimmung im Team, z.B. indem Ihr Euch täglich morgens auf einen Remote-Kaffee trefft und Euch kurz abstimmt. Danach ist dann Zeit für fokussiertes Arbeiten. Wichtig: Kamera zum Kaffee einschalten! Das erhält den Team-Spirit!
• Digitale Kollaboration kann anstrengend sein, insbesondere, wenn man einen Job hat, in dem man viel mit anderen interagieren muss. Man sitzt ständig vor dem Bildschirm, dauernd trudeln neue Chats, Anrufe, Fragen, Jira-Tickets und Confluence-Meldungen ein. Plant deshalb Pausen in Euren Tag ein und schnappt hin und wieder ein bisschen frische Luft (so lange Ihr nicht in Quarantäne seid und die behördlichen Beschränkungen dies zulassen).

Wir hoffen, diese Hinweise helfen Unternehmen, die bisher noch nicht über eine solche Infrastruktur nachgedacht haben und nun im Rahmen von Corona-Umstellungen ihre IT-Systeme überdenken. Aber auch kleine Unternehmen oder Selbstständige, die nun ad hoc auf Online-Angebote umstellen müssen, können die oben beschrieben Tools sinnvoll nutzen, um sich neu zu organisieren oder mit Nutzern zu interagieren.

Welche Tools setzt Ihr ein? Wie sieht Eure Infrastruktur im Homeoffice aus?

Habt Ihr eure Infrastruktur für die Corona-Zeit verändert? Oder wart Ihr schon vorher gut aufgestellt? Wir freuen uns, wenn Ihr Eure Erfahrungen mit uns austauscht. Nutzt hierzu gerne unsere sozialen Kanäle Twitter, Facebook, Instagram, Xing und LinkedIn. Wenn Ihr die tarent als Arbeitgeber spannend findet, schaut gerne in unsere aktuellen Stellenangebote oder schreibt uns ganz unkompliziert an jobs@tarent.de.

Und wenn Ihr Online-Schulungen für Google- oder Atlassian-Systeme benötigt, lasst uns gerne darüber austauschen, ob und wie wir Euch unterstützen können. Nutzt in dem Fall und bei allen weiteren Anfragen gerne das Kontaktformular auf unserer Website.

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Hier gibt’s weitere Teile unserer Blog-Serie

1. Teil: Wie wir kleine und große Online-Meetings organisieren
2. Teil: Wie wir in der tarent Neuigkeiten austauschen, wenn alle von zu Hause arbeiten
4. Teil: Workshops und Retrospektiven remote durchführen