Teil 4: Workshops und Retrospektiven remote durchführen

Nach Teil 1 und Teil 2 unserer Blog-Serie “Remote-Arbeit in der tarent – Unsere Best Practices in der Corona-Krise” haben wir zuletzt im 3. Teil unsere IT-Systeme vorgestellt. Darin habt Ihr erfahren, wie wir durch eine geeignete Infrastruktur die digitale Zusammenarbeit in verteilten Teams möglich machen.

Im vierten Teil geht es nun um ganz besondere Themen, nämlich um interaktive Formate wie Workshops und Retrospektiven. Geht das überhaupt, solche Formate digital durchzuführen? Hier kommt es ja ganz besonders auf das Miteinander in der Gruppe und die Reaktionen und Emotionen der Teilnehmer*innen an. In der tarent sind wir experimentierfreudig und stellen Euch vor, welche Tools wir nutzen, um in interaktiven Formaten auch online alle einzubinden. Ihr werdet sehen: Workshops sind definitiv auch digital möglich!

Grundsätzliche Hinweise zu Workshops und Retrospektiven

Damit Dein Workshop oder Deine Retrospektive rund läuft, solltest Du Dir grundsätzlich zuerst einen roten Faden und ein Ziel für das Ereignis zurechtlegen und mit Deiner Zielgruppe oder Deinem Kunden abstimmen. Orientiere Dich an den Bedürfnissen Deiner Auftraggeber und finde für Dich das passende Vorgehen in der Moderation und Didaktik. Erst danach macht es Sinn, ein zum Vorhaben passendes Tool auszuwählen. Darüber hinaus sollte man selbst als Facilitator absolut sicher in der Verwendung seiner eigenen Tools sein. Deshalb: Probiere so viel wie möglich für Dich oder mit Testpersonen aus! Klick Dich durch die ein oder andere Vorlage, die wir im Folgenden beschreiben und bewerten. Wir sind gespannt, welche Dir weiterhelfen!

Wie kann ich Interaktion in Teams remote möglich machen?

Damit Interaktion in Teams überhaupt entstehen kann, sind einige Grundvoraussetzungen erforderlich:

1. Alle Teilnehmer*innen müssen Zugang zum verwendeten Tool haben und technisch in der Lage sein, die Aufgaben, die ihnen aufgetragen werden, auch auszuführen. Der Erfolg eines Workshops hängt häufig davon ab, ob alle in der Lage sind, das ausgewählte Tool zu verwenden. Deshalb: Nehmt Euch zu Beginn der Session ausreichend Zeit, um die Funktionen zu erklären, damit alle wissen, was zu tun ist.

2. Moderatoren und Scrum Mastern kommt in Remote-Workshops und -Retrospektiven eine tragende Rolle zu: Wenn die Teilnehmer*innen eine bestimmte Aufgabe erledigen oder ihre Erfahrungen und Emotionen teilen sollen, müssen die Erklärungen und Arbeitsanweisungen noch klarer sein als sonst. Deshalb stellt Euch beim Planen eines Workshops immer folgende Fragen: Wie sehen der rote Faden und die Agenda eures Workshops aus? Haben alle die Informationen bekommen, die sie brauchen? Wie könnt Ihr den Teilnehmer*innen auch remote die Schritte und Arbeitsanweisungen klar und verständlich vermitteln?

3. Ein System für erfolgreiche Videokonferenzen mit eingeschalteter Kamera und Mikrofon setze ich in diesem Beitrag voraus (mehr über IT-Systeme gibt’s in Teil 3).

4. Und zu guter Letzt: Für interaktives Arbeiten ist Visualisierung immer hilfreich – dies gilt sowohl in Workshops vor Ort als auch in der virtuellen Welt. Da wir online keine Post-its aus Papier schreiben können, brauchen wir andere Hilfsmittel, mit denen wir unsere Gedanken visualisieren und Ergebnisse teilen können. Diese stellen wir Euch in der Folge vor.

Hilfreiche Tools für Remote-Retrospektiven

Es gibt extrem viele kostenfreie und kostenpflichtige Tools für Retrospektiven, deshalb hier eine kleine Auswahl der wichtigsten, die uns in der tarent häufiger begegnen.

FunRetro
Das Tool FunRetro ist eines unserer liebsten und meistgenutzten Tools für Retrospektiven. Auch jenseits der typischen “Was lief gut? – Was lief nicht gut? – Was möchten wir verbessern?”-Retrospektive liefert die Seite sehr viele nützliche Vorlagen, auch Formate wie Lean Coffee oder die SWOT-Analyse sind integriert. Außerdem gibt es die Vorlagen in vielen Sprachen. Man braucht ein Konto, um ein Board anlegen zu können, kann den Link zum Board dann aber mit Nutzern teilen, ohne dass diese ein eigenes Konto anlegen müssen.

Trello
Trello ist wie Jira Teil der Firma Atlassian und bringt einige Vorteile mit. Die Bedienung ist sehr intuitiv und das Board lässt sich in Trello völlig frei gestalten, Eurer Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Auch für Trello braucht man allerdings ein Nutzerkonto und kann dann andere Nutzer zum Board einladen.

Parabol
Freie Software ist für viele in der tarent ein wichtiges Thema und hier passt Parabol gut ins Bild. Es wird als OpenSource-Projekt kontinuierlich weiterentwickelt und folgt einer festen Retrospektive-Struktur: Kurzer Check-in, Reflektieren, Themen gruppieren, Abstimmen worüber man sprechen möchte, Erkenntnisse ableiten. Für bis zu zwei Teams ist Parabol kostenfrei. Uns gefällt an dem Tool, dass man seine Erkenntnisse “blind” teilt, also nicht gleich alle Beiträge der anderen sieht und sich so vielleicht beeinflussen lässt. Auch das Abstimmen über die zu besprechenden Themen erfolgt blind. Für Parabol braucht man ein Nutzerkonto, das Board lässt sich aber dann frei mit anderen ohne Account teilen.

Retrospected
Manche Anbieter überzeugen durch ihre Einfachheit: Für Retrospected braucht man kein Konto, einfach einen Benutzernamen eintragen und los geht’s. Das Tool hat drei Spalten und ist schockierend einfach zu bedienen, hier kann man wirklich gar nichts falsch machen. Wer gerade erst mit Retrospektiven anfängt, kann hier unfallfrei erste Versuche starten. Dafür fehlt manche nette Zusatzfunktion, die andere Anbieter liefern.

Scrumlr
Wo wir schon bei Einfachheit sind: Scrumlr ist wie Retrospected sehr einfach zu bedienen, bringt aber mehr Vorlagen mit. Dabei sind z.B. Lean Coffee, Start+Stop+Continue, Liked+Learned+Lacked+Longed for, Keep+Add+Less+More und viele mehr. Gruppieren oder blind abstimmen ist mit Scrumlr nicht drin, aber wer eine schnelle und unkomplizierte Lösung sucht, ist hier gut aufgehoben.

RemoteRetro.org
RemoteRetro ist was die Benutzeroberfläche betrifft vielleicht nicht das am schönsten gestaltete Tool, es läuft aber unter einer OpenSource-Lizenz und ist ähnlich wie die beiden Vorgänger sehr einfach in der Handhabung. Es bietet zudem gute Gruppierungs- und Abstimmungsfunktionen. Das Tool bringt zwei verschiedene Vorlagen mit, und andere Nutzer – auch ohne eigenes Konto – können problemlos über einen Link eingeladen werden.

Hilfreiche Tools für Remote-Workshops

Für Retrospektiven sind oft die oben genannten Anbieter ausreichend, die uns einfache und leicht zu verwendende Vorlagen bieten und den klassischen Strukturen einer Retrospektive folgen. Bei Workshops aber stehen oft andere Bedürfnisse im Mittelpunkt: In Workshops geht es darum, mithilfe eines Moderators oder Facilitators in der Gruppe eigene Erkenntnisse zu einem Thema zu erarbeiten. Hier sind die Teilnehmer*innen gefragt! Häufig folgen Workshop-Abläufe  – weil die Schwerpunkte von Gruppe zur Gruppe ganz verschieden sein können – nicht einem vorgefertigten Schema, sondern müssen individuell auf die Bedürfnisse der Gruppe zugeschnitten werden. Nur so kann die Gruppe ihr individuelles Workshop-Ziel sinnvoll erreichen. In Remote-Workshops brauchen wir also Tools mit etwas mehr Gestaltungsfreiheit und Spielräumen. Hier helfen uns die folgenden Anbieter weiter:

MetroRetro
Ja, hier steckt der Name Retro im Namen. Und ja, MetroRetro lässt sich für Retrospektiven benutzen. Das Tool kann aber viel mehr, als man auf den ersten Blick sieht. MetroRetro funktioniert über ein Whiteboard mit virtuellen Post-its, was dem Visualisierungsgefühl in Onsite-Workshops schon sehr nahe kommt. Das Tool ist kostenlos, sehr schön und nutzerfreundlich gestaltet und bietet viele hilfreiche Funktionen. Man kann Post-its erst einmal versteckt schreiben, was bei Themensammlungen hilfreich ist, und es gibt eine Abstimmungsfunktion. Am besten gefällt uns aber, dass man auf dem Whiteboard ganz frei eigene Felder, Bilder und Textfelder hinzufügen und so die Workshop-Agenda perfekt visuell abbilden kann. Mit der Pfeilfunktion kann man gezielt auf Workshop-Ergebnisse hinweisen. Super für den Abschluss: Es gibt eine Konfetti-Funktion, mit der das Team am Ende den erfolgreichen Workshop gemeinsam feiern kann. Für uns Rheinländer unerlässlich!

Stormboard
Wie MetroRetro funktioniert auch Stormboard über virtuelle Post-its und Whiteboards. Was uns an Stormboard super gefällt: Es gibt sehr viele nützliche Vorlagen und Gestaltungsmöglichkeiten, Facilitator können hier richtig kreativ werden! Es gibt viele schöne Zusatzfunktionen wie beispielsweise das Einbinden von Bildern und Videos oder Punkteabstimmungen. Allerdings ist Stormboard nur für kleine Teams kostenfrei.

Jamboard (Google)
Die Google Suite, die wir in der tarent verwenden, bietet mit Jamboard ein durchaus hilfreiches Whiteboard-Tool an. Das Board ist wie alle Google-Services sehr schlank und nutzerfreundlich gestaltet: Kein Schnickschnack, keine Zusatzfunktionen – einfach ein Whiteboard mit Stift- und Post-it-Funktion. Außerdem lassen sich Bilder zum Whiteboard hinzufügen. Gerade diese schlanke Variante kann für schnelle Kreativ-Workshops von Vorteil sein, wenn man rasch im Team erste Einfälle sammeln möchte.

Miro
Anders als die vorab beschrieben Tools bringt Miro einige hilfreiche Vorlagen für Workshops mit, funktioniert also nicht über ein frei gestaltbares Whiteboard. Miro hält Templates für spezielle Workshop-Vorhaben wie z.B. User Story Mapping, Customer Journey, Product-Roadmaps, Mindmaps, Brainwriting und viele andere Formate bereit. Leider ist Miro nicht kostenlos, bereits kleine Teams mit bis zu 5 Nutzern zahlen 8 Dollar im Monat.

Mural
Mural ist eine Art digitaler Workshop-Spielplatz mit unzähligen Vorlagen. Von Design Thinking über UX-Templates bis hin zum Business Model Canvas oder Templates für Team-Workshops ist hier alles dabei. Das Tool bietet den größten Funktionsumfang, z.B. Post-its in verschiedenen Formen, Icons, Zeichnungen, Bilder und vieles andere mehr. Hilfreich sind auch die vielen Tipps und Startfragen zu den Vorlagen, die man mit Workshop-Teilnehmer*innen durchlaufen kann. Die vielen tollen Funktionalitäten haben allerdings ihren Preis, denn Mural ist nur die ersten 30 Tage kostenfrei. Pro Nutzer zahlt man danach 12 Dollar pro Monat in der einfachen Version.

Wie führt Ihr in Euren Unternehmen Workshops remote durch?

Habt Ihr schon erste praktische Erfahrungen gesammelt? Oder tut Ihr Euch mit interaktiven Remote-Formaten noch schwer? Wir freuen uns, wenn Ihr Eure Erfahrungen mit uns austauscht. Nutzt hierzu gerne unsere sozialen Kanäle Twitter, Facebook, Instagram, Xing und LinkedIn. Wenn Ihr die tarent als Arbeitgeber spannend findet, schaut gerne in unsere aktuellen Stellenangebote oder schreibt uns ganz unkompliziert an jobs@tarent.de.

Und wenn Ihr Online-Workshops oder -Retrospektiven durchführen möchtet und Hilfe braucht bei der Moderation: Lasst uns gerne in den Austausch gehen, ob und wie wir Euch unterstützen können. Nutzt in dem Fall und bei allen weiteren Anfragen gerne das Kontaktformular auf unserer Website.

Willst Du mehr lesen?
Hier gibt’s weitere Teile unserer Blog-Serie

1. Teil: Wie wir kleine und große Online-Meetings organisieren
2. Teil: Wie wir in der tarent Neuigkeiten austauschen, wenn alle von zu Hause arbeiten
3. Teil: IT-Systeme, Tools und Tipps