Teil 5: Produktiv arbeiten im Homeoffice – Geht das?

Im fünften und letzten Teil unserer Serie “Remote-Arbeit in der tarent – Unsere Best Practices in der Corona-Krise” (hier geht’s zu Teil 1, Teil 2, Teil 3 und Teil 4) wollen wir auf ein leidiges Thema zu sprechen kommen, das gerade die meisten von uns umtreibt: Wie bleibe ich auch im Homeoffice produktiv? Wie komme in meine gewohnte Arbeitsroutine und vermeide lästiges Aufschieben?
Wir stellen Euch einige Techniken vor, die dabei helfen können, morgens produktiv in den Arbeitstag zu starten und nach einer guten Mittagspause den Nachmittag effizient und mit Spaß an der Arbeit weiterzuführen.

Routine ist das A und O

Ein Entwickler-Kollege hat es zum Start der Homeoffice-Zeit bei uns im Chat auf den Punkt gebracht: “Ich glaube, nach mehr als einer Woche wird man im Homeoffice zu einem Goblin, wenn man sich keine Mühe gibt, seine Routine aufrechtzuerhalten.” Sein Mittel gegen die drohende Verwahrlosung und Mutation zum missmutigen Kobold? “Ich mach beim Arbeiten die Tür zu und bin sogar für meine Frau ‘off limits’.” Diesen gut gemeinten Rat können wir nur bestätigen. Sofern Dir Dein Arbeitgeber flexible Arbeitszeiten ermöglicht und Du Frühaufsteher bist, dann steh auch im Homeoffice weiter früh auf. Behalte Deine normale Morgenroutine bei und begib Dich dann an den Schreibtisch, so wie sonst auch. Bist Du eher eine Nachteule? Auch dann fang zu Deiner gewohnten Zeit an zu arbeiten, aber achte darauf, nach getaner Arbeit spät abends einen klaren Schlussstrich zu ziehen. Das geht zum Beispiel, indem man bewusst nach dem Arbeitstag den Rechner ausmacht und sich in einen anderen Raum begibt. Darüber hinaus hilft ein auf die persönlichen Bedürfnisse abgestimmter Arbeitsplatz, an dem man konzentriert arbeiten und wenn es sein muss auch die Tür zumachen kann.

Commitment: Sich zum Arbeitsstart Aufgaben zuweisen

In unseren agilen Teams haben wir einen entscheidenden Vorteil, der uns allen hilft, in den Arbeitsmodus zu starten, egal ob das morgens um 6 Uhr oder erst spät am Vormittag ist: Wir besprechen uns im Daily Scrum und geben ein “Commitment” ab, welche Aufgaben wir heute erledigen werden. Durch diese Selbstverpflichtung im Team kommen wir fokussierter durch den Tag und legen voreinander Rechenschaft darüber ab, was wir erledigt haben, was wir als nächstes tun werden und wobei wir Hilfe brauchen. Gerade im Homeoffice hilft diese tägliche Routine, im Gespräch zu bleiben, die Gewohnheiten nicht schleifen zu lassen und diszipliniert an den Inhalten und Zielen zu arbeiten, die gerade wirklich wichtig sind.

So eine morgendliche Routine kann man sich auch ohne Scrum vornehmen: Verabredet Euch doch einfach im Team zum Remote-Kaffee am Morgen, um gemeinsam den Tag zu besprechen und Euch selbst Aufgaben zuzuweisen. Ihr habt kein Team? Dann verabredet Euch vielleicht mit Freunden oder anderen Selbstständigen zum Remote-Austausch, um gemeinsam produktiv in den Tag zu starten.

Heute schon einen Frosch gefrühstückt?

Allmorgendliche Videokonferenzen sind nicht so Euer Ding oder Ihr seid Morgenmuffel, wollt aber trotzdem am Vormittag etwas schaffen? Dann ist vielleicht die Methode “Eat the Frog” von Brian Tracy einen Versuch wert. Tracy vertritt die These, dass man erfolgreicher und produktiver durch den Arbeitstag kommt, wenn man seine wichtigste und kritischste Aufgabe direkt zu Beginn angeht und erledigt. Mit diesem Vorgehen können wir sicherstellen, dass das Wichtigste auch wirklich erledigt wird und wir uns auf die Dinge konzentrieren, die einen wirklichen Mehrwert bringen. Dies gilt insbesondere, wenn während der Corona-Kontaktsperre auch noch die Kinder betreut und der Haushalt erledigt werden muss und Kunden oder Kollegen mit Anliegen auf Euch zukommen. Wir haben alle endlose To-Do-Listen, fast immer zu wenig Zeit und wollen trotzdem mit unseren Aufgaben einen Schritt weiterkommen, und zwar in die richtige Richtung. Also: Iss den Frosch, und zwar gleich morgen früh! Du hast mehrere Frösche auf Deiner Liste und weißt nicht, welche Du Dir zuerst nehmen sollst? Auch da hat Tracy einen Tipp: Nimm Dir die ekligste, fette Kröte zuerst vor, danach kommen die anderen Frösche dran.

Du hast Schwierigkeiten, Deinen “Frosch” zu identifizieren? Frag Eisenhower!

Wenn Du 1000 Dinge auf Deiner To-Do-Liste hast, den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr siehst und deshalb nicht gut in den Tag starten kannst, hilft nur eins: sortieren! Es gibt diverse Methoden, wie man seine Aufgaben priorisieren kann, das Eisenhower-Prinzip ist eine der einfachsten. Dem Prinzip liegt eine Matrix mit vier Feldern zugrunde, um Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren:

Die Themen, die Du klar in Feld 1 einsortieren kannst, sind Deine potenziellen Frösche und sollten zuerst erledigt werden. Es hilft auch, gerade beim Thema Dringlichkeit noch einmal gezielt zu hinterfragen, wie zeitkritisch eine Aufgabe wirklich ist. Bevor Du etwas als absolut dringend einstufst, frag Dich nochmal: Was sind die Konsequenzen, wenn ich das nicht sofort erledige? Wenn die Antwort lautet, dass vermutlich nichts von Bedeutung geschieht, ist die Aufgabe meist nicht so dringend, wie es auf den ersten Blick scheint. Priorisiere im Zweifel lieber nach Wichtigkeit und erledige die Dinge, die Dir und Deinen Auftraggebern wirklich einen Mehrwert bringen.

Tomato-Timer: Für alle, die trotz Priorisierung nicht ins Tun kommen

Deine Aufgaben sind priorisiert, Deinen Frosch hast du auch gefunden, aber es hilft alles nichts: Du hast heute schon alle Küchenschränke ausgewischt und die Fenster geputzt, aus Verzweiflung auch noch mit der Zahnbürste die Fugen im Bad gereinigt, es ist 15 Uhr und Du hast immer noch nicht das wichtige Angebot für den Kunden geschrieben? Dann starte doch einfach mit dem ersten kleinen Schritt und nutze die Pomodoro-Technik, eine Zeitmanagementmethode, die in den 80ern von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Die Technik sieht vor, dass Du Dir eine Aufgabe zurecht legst, Dir eine Stoppuhr auf 25 Minuten stellst und dann für diese Zeit konzentriert an Deiner Aufgabe arbeitest. Das ist wirklich nicht lang, 25 Minuten bekommt jede/r hin. Nach 25 Minuten kommt eine fünfminütige Pause, dann folgt die nächste Pomodoro-Einheit. Wenn Du vier “Pomodoris” (das sind die 25-minütigen Einheiten) geschafft hast, kannst Du eine längere Pause machen. So teilst Du Dir den Tag in kleine, machbare Häppchen ein und achtest außerdem darauf, genügend Pausen einzulegen, denn Pausen machen auf lange Sicht produktiver und lassen Dich konzentrierter arbeiten. Du kannst einen einfachen Küchenwecker verwenden oder Du besucht tomato-timer.com. Hier kannst Du die Zeiten sogar auf deine individuellen Bedürfnisse anpassen.

Getting things done – Die Dinge geregelt kriegen

Noch eine ganz andere Variante, um sich besser zu organisieren, ist “Getting things done”. Wir veranstalten in der tarent regelmäßig sogenannte “Lightning Talks”, in denen Kolleg*innen anderen interessierten tarentler*innen zu einem frei wählbaren Thema einen Kurzvortrag hält. Die Lightning Talks finden immer am Montag Mittag statt und dauern 30 Minuten. Kürzlich hat einer unserer Entwickler in solch einem Kurzvortrag die Methode “Getting things done – die Dinge geregelt kriegen” (Gtd) von David Allen vorgestellt, die für viele von uns hilfreich war.

Kernprinzip der Methode ist, dass man alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst, um den Kopf für die aktuell anstehende Aufgabe freizubekommen. Wichtig ist, dass man seine Aufgaben, Ideen, Gedanken, Anforderungen und To Dos wirklich an nur einem einzigen Ort sammelt, ganz egal ob das eine Liste aus Papier oder ein digitales Tool ist. Hauptsache, man lädt allen Ballast nur an diesem Ort ab. Ziel ist, die Dinge aus dem Kopf zu bekommen und nicht weiter zu grübeln, was alles zu tun ist. Wenn dieses Sammeln abgeschlossen ist, arbeitet Gtd mit kontextbezogenen Listen, um die To Dos zu organisieren. Es gibt Listen für Aktionen, größere Projekte, Termine und Aufgaben, die man delegiert hat und auf deren Ergebnis man wartet. Außerdem gilt: Dauert eine Tätigkeit weniger als 2 Minuten, sollte sie umgehend erledigt werden.

Ich persönlich nutze nicht das Listensystem von Gtd, halte mich aber rigoros an die Sammelablage an einem einzigen Ort und an die 2-Minuten-Regel: Alles, was den ganzen Tag über auf mich einprasselt, kommt auf mein persönliches Trello-Board, ganz nach dem Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn. Was einmal auf meinem Board steht, ist raus aus meinem Kopf und ich grüble nicht mehr darüber nach und verschwende meine Energie nicht darauf, alles im Kopf zu behalten. Und wenn etwas wirklich nur 2 Minuten dauert, erledige ich es direkt. Es lohnt sich einfach nicht, eine so kurze Aufgabe auf mein Trello-Board zu schreiben.

Die eigene Motivation aufdecken mit den Moving Motivators

Auf lange Sicht gibt es noch eine ganz andere Variante, um im Homeoffice produktiv zu arbeiten: Finde heraus, wie Du selbst gestrickt bist und was Deine persönlichen Antreiber sind. Absolut jeder Mensch ist intrinsisch motiviert und hat persönliche Motivatoren, die ihn oder sie antreiben. Kennst Du Deine eigenen Treiber und bist Dir bewusst, was Dich im Arbeitsalltag motiviert? Es kann enorm helfen, seine Arbeit um die eigenen Motivatoren herum zu organisieren, um die eigenen Aufgaben als erfüllend zu empfinden und nicht zuletzt, um Spaß an der eigenen Arbeit zu haben.

Mit den “Moving Motivators” aus Management 3.0 kannst Du für Dich ganz leicht herausfinden, was Deine wichtigsten Motivatoren sind.

1. Bringe die 10 Karten mit den Motivatoren in eine für Dich klare Reihenfolge: Welche Antreiber sind für Dich sehr wichtig, welche weniger?
2. Besprich Deine Motivatoren mit einer Person, die Dich gut kennt, wenn Du Dir bei der Priorisierung nicht sicher bist.
3. Nun nimm Dir eine große Aufgabe vor, die bald ansteht (das kann ein großes Vorhaben sein, eine neue Rolle, ein Jobwechsel, ein wichtiges Projekt für einen Kunden und vieles mehr): Wie beeinflusst diese Aufgabe Deine Motivatoren? Die Karten mit einer positiven Veränderung werden nach oben und die mit einer negativen Veränderungen nach unten geschoben.

Schau Dir Deine Motivatoren noch einmal an: Passt die wichtige Aufgabe zu Dir und Deinen inneren Treibern? Oder hast Du viele Motivatoren nach unten bewegt und das Projekt passt eigentlich gar nicht zu Dir und Deinen Motivatoren?

Was wirklich Spaß macht und motiviert

Im Homeoffice, wenn wir für uns allein arbeiten und produktiv sein müssen, wird uns häufig besonders bewusst, was uns wirklich Spaß macht und wozu wir uns zwingen müssen. Die Motivatoren können eine Hilfe sein, die eigenen Aufgaben langfristig anders auszuwählen und sich auf die Themen zu konzentrieren, die den eigenen Antreibern entsprechen. Und wenn dies nicht möglich ist, dann kann man sich zumindest eine als bereichernd empfundene Aufgabe am Tag vornehmen, die auf die eigenen Motivatoren einzahlt. Eine Aufgabe, die einfach Spaß macht und bei der man die Zeit vergisst. So endet der Arbeitstag im Homeoffice hoffentlich mit einem guten Gefühl.

Wie organisiert Ihr Euch im Homeoffice?

Welche Zeitmanagement-Methoden nutzt Ihr? Was hilft Euch, im Homeoffice produktiv zu bleiben? Was macht Ihr, wenn Euch zu Hause die Decke auf den Kopf fällt und gar nichts mehr klappen will? Wir freuen uns, wenn Ihr Eure Erfahrungen mit uns austauscht. Nutzt hierzu gerne unsere sozialen Kanäle Twitter, Facebook, Instagram, Xing und LinkedIn. Wenn Ihr die tarent als Arbeitgeber spannend findet, schaut gerne in unsere aktuellen Stellenangebote oder schreibt uns ganz unkompliziert an jobs@tarent.de.

Und wenn Ihr Interesse an einem agilen Coaching (natürlich auch online!) habt: Lasst uns gerne in den Austausch gehen, ob und wie wir Euch unterstützen können. Nutzt in dem Fall und bei allen weiteren Anfragen gerne das Kontaktformular auf unserer Website.

Willst Du mehr lesen?
Hier gibt’s weitere Teile unserer Blog-Serie

1. Teil: Wie wir kleine und große Online-Meetings organisieren
2. Teil: Wie wir in der tarent Neuigkeiten austauschen, wenn alle von zu Hause arbeiten
3. Teil: IT-Systeme, Tools und Tipps
4. Teil: Workshops und Retrospektiven remote durchführen