Schon früh war klar: Dieses Jahr kann es keine Weihnachtsfeiern geben. Erst Recht nicht für Unternehmen mit über 200 Mitarbeitern. Natürlich gibt es gerade Schlimmeres als dass eine Weihnachtsfeier ausfallen muss. Allerdings hat das gesamte tarent Team ab Tag 1 der Pandemie wirklich großartige Arbeit geleistet. Wenigstens eine Kleinigkeit wollten wir gemeinsam organisieren. Einzige Grundvoraussetzung war, dass alle von Zuhause aus teilnehmen können. Hier will ich ein wenig von unseren Learnings berichten.

Zum Tooling: Durch das Hauptprogramm wurde in Google Meet geführt, da das auch unser Standard-Tool für Videokonferenzen ist und alle es kennen. Es gab zwei Ausnahmen, die ich in Punkt 3 und Punkt 5 erläutere.

1. Klares Konzept und Agenda

Es ist selbstverständlich, dass es eine klare Agenda benötigt. Hier ist jedoch wichtig, dass jede Minute Leerlauf bedacht werden muss. Sobald kurz unklar war, was gerade Thema ist, wurde es auch unruhig. Das kam unter anderem auch davon, dass wir unsere Agenda im Marketing-Team unter Verschluss gehalten haben, damit es eine Überraschung bleibt. Unsere Agenda sah folgendermaßen aus:

• Begrüßung und Erklärung, was wir so vor haben
• Socializing mit Wonder (mehr dazu in Absatz 3)
• Team Quiz Runde 1
• Plätzchen backen und Punsch selbst zubereiten
• Geschenke auspacken
• Team Quiz Runde 2
• Konzert Livestream
• Abschluss und Siegerehrung

Wie man sich denken kann, sind dabei im Vorfeld einige To-do’s rausgefallen. Vor allem wenn man bedenkt, dass wir den Großteil davon zu zweit organisiert haben. Aber dennoch hat alles gut gepasst, auch wenn es 1-2 Pannen gab.

2. Geschenke und Vorbereitungen

Wie schon erwähnt, sollte alles eine Überraschung sein. Um das Quiz durchzuführen, baten wir im Vorhinein darum, Teams zu bilden. Als Anlass wurde einfach nur “ein Spiel” angegeben. Das hat super funktioniert und bis zur Weihnachtsfeier hatten wir 17 Teams mit jeweils 4-9 Mitgliedern.

Die Geschenke waren da schon schwieriger. Eine Geschenktasche bestand aus:

• Weihnachtsgeschenk Pullover
• Weihnachtsgeschenk Trinkflasche
• Backmischung für Vanillekipferl
• 1 Packung Margarine
• Flasche Apfelsaft + Traubensaft + Orange
• Gewürzmischung für den Punsch

Panne 1: Die Gewürzmischung wurde nicht so verschickt wie geplant und die Lieferung dauerte 2 Wochen länger als angedacht. Das Paket kam in letzter Minute, als die Taschen schon gepackt waren.

Panne 2: Die Idee, dass alle sich ihr Geschenk rechtzeitig vor der Weihnachtsfeier in der Firma abholen, scheiterte daran, dass es in den Standorten Berlin und Köln problematisch war, die Geschenksets abzuholen. Kurzerhand wurde umgeplant und wir haben ein paar Sendungen verschickt. Das hat für Nervenkitzel gesorgt, da manche Pakete erst eine Stunde vor Beginn der Weihnachtsfeier zugestellt wurden. In 99% der Fälle hatte aber jede Person rechtzeitig ihre Tasche.

3. Socializing mit Wonder

Das Wichtigste an der Weihnachtsfeier ist nicht das Programm, sondern alles, was dazwischen ist. Miteinander reden, auch mal auf Menschen treffen, mit denen man nicht täglich arbeitet und eben alles, was zum Socializing dazugehört. Das Tool Wonder war in diesem Fall perfekt für uns. Es handelt sich um eine Art virtuelle Lobby, in der man verschiedene Spaces definieren kann. Jeder User kann sich auf der Karte bewegen. Trifft man auf andere User, öffnet sich automatisch ein Videochat. Bis zu 15 Personen können sich gleichzeitig in einem Chat befinden. Die Broadcast-Funktion ermöglichte es uns als Organisatoren, Durchsagen zu machen, damit zum Beispiel alle rechtzeitig am Backofen stehen. Wir haben über den Nachmittag verteilt viele Pausen eingeplant, in denen man sich auch in Wonder treffen konnte.

Learning für uns: Wir haben uns viele Gedanken über die verschiedenen Themen der Spaces gemacht. Das war absolut unnötig. In einer Firma, in der sich die meisten Leute kennen, muss man keine Themen vorgeben, damit lustige Gespräche entstehen. So sah unsere Karte für Wonder aus. Da die Bereiche nicht verpflichtend sind, haben sich alle quer über den kompletten Bereich verteilt. 

4. Plätzchen backen

Wir haben uns für eine Backmischung entschieden, da wir den Aufwand des Plätzchenbackens so gering wie möglich halten wollten. Man musste nur Margarine und Mischung vermengen und der Teig war fertig. Die Backmischung haben wir uns von der Bäckerei Nowak (Familienbetrieb eines tarent-Mitarbeiters) aus Linz zusammenstellen lassen, da wir nirgendwo sonst 200 Backmischungen auf einmal ordern konnten. Auch das Backen haben wir gemeinsam in der selben Videokonferenz gemacht. Hier war nur wichtig dass es eine Person gab, die alles moderiert hat. So einfach eine Backmischung auch sein mag, Rückfragen gibt es eigentlich immer.

Dass das Ergebnis mehr als nur gut war kann man an der Titelgrafik dieses Blogartikels sehen.

5. Das Quiz

Das Quiz war eine mittlere Herausforderung. Was mir am meisten Kopfweh bereitet hat: Wie schaffe ich es, die Antworten alle noch während der Weihnachtsfeier auszuwerten. Die Wahl fiel am Ende auf Google Forms, da es dort eine Quiz-Funktion gibt. Fragen können einen Antworten-Schlüssel enthalten und die Punktevergabe kann automatisch erfolgen. Eine Nachkorrektur ist durch den Admin möglich, falls beispielsweise durch einen Tippfehler falsch gewertet wurde. Die Durchführung hat sehr gut funktioniert, auch wenn einige Teilnehmer*innen zwischenzeitlich die Fenster verwechselten und aus Versehen Lösungen mit allen anderen, anstatt nur mit ihren Team-Mitgliedern geteilt haben. 

Achtung Fallstrick: Wenn man sich auf die automatische Auswertung verlassen will, muss der Antwort-Schlüssel korrekt angelegt werden und jeden Fall bedenken, denn Groß- und Kleinschreibung sind hier wichtig. Leonardo da Vinci, leonardo da vinci, da vinci, Da Vinci, da Vinci – das sind für Google alles unterschiedliche Antworten. Reguläre Ausdrücke könnten hier etwas erleichtern.

6. Konzert Livestream

Ein besonderes Schmankerl war, dass wir uns Musiker Jonathan Rosenfeld eingeladen haben, der uns ein paar Weihnachtsklassiker auf der Akkustikgitarre inklusive Gesang vorgespielt hat. Eine wahrhaft besinnliche Stimmung! 

Google Meet eignet sich aufgrund der Übertragungsrate nicht für gutes Audiostreaming. Deshalb haben wir diesen Punkt per YouTube Livestreaming gelöst. Es ist auch möglich, private Streams zu erstellen, auf die nur eine begrenzte Anzahl an Usern Zugriff hat. Mit Hilfe von OBS konnte das professionell abgenommene Audio inklusive Videobild synchron an YouTube gestreamt werden. Hier waren viele Testläufe hilfreich, da wir selbst noch nie einen Livestream mit diversen externen Komponenten über YouTube durchgeführt haben.

7. Weihnachtsfeier Stimmung kommt auch Remote auf

Es dauerte nur wenige Minuten, da war die Stimmung schon so, wie wir es von unseren vergangenen Weihnachtsfeiern kannten. Bei der Planung waren wir zwischenzeitlich unsicher, ob eine Remote Weihnachtsfeier funktionieren würde. Glücklicherweise wurden uns diese Zweifel umgehend genommen, da alle Programmpunkte großartig angenommen wurden. Wir hatten viel Spaß und es war eine schöne Überraschung.

8. Wichtigstes Learning: Pro Person nur eine Zuständigkeit

Wie bei jeder Veranstaltung ist es auch bei uns zu Abweichungen gekommen. Wenn eine Person doppelte Zuständigkeiten hatte, führte das schnell zu Stress oder Hektik. Das sollte man selbstverständlich vermeiden. Deshalb: Für jedes To-Do während der Durchführung nur eine zuständige Person bestimmen. Das erleichtert den Ablauf und es kommt nichts in Schleudern, falls etwas nicht planmäßig verläuft.

9. Ja, es funktioniert auch Remote

Wir hatten wirklich eine tolle Weihnachtsfeier und hoffen, dass andere Firmen ähnliche Ansätze verfolgen konnten. Es ist eine Herausforderung, gleichzeitig Abstand zu halten, aber auch trotzdem weihnachtliche Nähe zu feiern. Dieses Jahr hat uns gezeigt, dass dies möglich ist. Danke auch an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die so schön mitgefeiert haben!